Für die Bewerbung im ESK musst du dich in der ESK-Datenbank registrieren. Wenn du "Erstmals anmelden" anklickst, kannst du ein Benutzerkonto beim Authentifizierungsdienst der EU-Kommission anlegen. Mit diesem "EU-Login" erhältst du dann ein Passwort, mit dem du deine Registrierung in der ESK-Datenbank fortsetzen kannst.

Nachdem du dich registriert hast, erhältst du eine automatische Benachrichtigung an die von dir angegebenen E-Mail-Adresse. In dieser E-Mail ist deine persönliche Teilnehmernummer (PRN) angegeben. Das ist die Kennziffer für dein Konto in der Datenbank. Du kannst deine PRN bei der Online Anmeldung für ein ESK Projekt bei uns in den Kommentaren bereits angeben oder nach der Anmeldung per Email nachreichen.

Bitte teile uns mit, ob du gesetzlich oder privat krankenversichert bist.

Warum ist das wichtig? Eine Leistung des ESK-Programms ist auch ein Versicherungspaket der Henner-Versicherung (Broschüre auf Englisch). Neben Haftpflicht-, Reiseversicherung und einigen anderen, ist auch eine Krankenversicherung Teil des Pakets. Diese gilt ergänzend zu deiner European Health Insurance Card (EHIC), die du während des Projekts dabei haben musst. Die findest du auf der Rückseite deines Krankenversicherungskärtchens. Wenn du keine EHIC hast, z.B. weil du privat versichert bist, kann die Henner-Versicherung auch als Primärversicherung einspringen. Das muss allerdings rechtzeitig von der Organisation, die das Projekt durchführt (Hosting Organisation), beantragt werden.

Wenn deine Bewerbung für ein Projekt erfolgreich war, wird dir die "Hosting Organisation" ein offizielles Angebot in der ESK-Datenbank schicken. Das musst du akzeptieren, damit dein Profil dort auch offiziell mit dem richtigen Projekt verknüpft ist und entsprechend verwaltet und abgerechnet werden kann.

Dein "Volunteering Agreement" oder "Activity Agreeement" ist die vertragliche Vereinbarung, die zwischen dir und der "Hosting Organisation" geschlossen wird. Weitere Parteien in der Vereinbarung sind IBG (als "Sending Organisation") und ggf. noch eine sogenannte "Coordinating Organisation" im Projektland.

In der Vereinbarung sind alle Details zum Projekt und die Rechte und Pflichten aller Beteiligten festgehalten. Das Agreement wird geschlossen, indem alle Beteiligten unterschreiben. Dies ist auch digital möglich.

Von der ESK-Datenbank wirst du nach Ende deines Projekts aufgefordert, einen "Mobility Report" auszufüllen. Der besteht hauptsächlich aus multiple choice Fragen und muss von dir erledigt werden (normalerweise innerhalb von 30 Tagen), bevor die Fahrtkostenerstattung ausgezahlt werden kann.

Damit wir deine Fahrtkosten erstatten können muss du uns alle Rechnungen, Tickets, Bordkarten etc. schicken. Elektronische Belege und Scans/Bilder einfach per Email. Alle Belege, die du nur in Papierform hast, schickst du per Post an das IBG-Büro.

Für die An- und Abreise zu deinem Projekt sieht das ESK-Programm je nach Entfernung (einfache Luftlinie) zwischen Wohn- und Projektort eine maximale Erstattung von 180€ (für 100 bis 499 km) bzw. 275 € (für 499 bis 1.999 km) vor. In vielen Fällen gibt es für "green travel", also die Reise mit Bus oder Bahn, auch einen etwas höheren Maximalbetrag 210€ (für 100 bis 499 km) bzw. 320 € (für 499 bis 1.999 km)

Alles was darüber hinaus geht, musst du selbst tragen. Für die Zahlung der Fahrtkostenerstattung benötigen wir von dir eine Kontoverbindung, dein Report (s.o.) muss erledigt sein und deine Reisebelege vollständig vorliegen.

Wenn bei deiner Planung absehbar ist, dass deine Reisekosten sehr viel teurer sein werden, als der Maximalbetrag, oder es für dich ein großes Hindernis darstellt, die Fahrtkosten bis nach dem Projekt auszulegen, dann kontaktiere uns. Wir finden sicher eine Lösung.